Tạo phòng & khu vực
1. Tạo hàng loạt theo tầng
Tài sản → Phòng → Tạo hàng loạt. Khai số tầng, số phòng mỗi tầng và quy tắc đặt tên; bạn xem trước toàn bộ danh sách tên trước khi hệ thống ghi.
- 1
Khai số tầng và số phòng mỗi tầng
Ví dụ 8 tầng × 20 phòng, tên dạng {tầng}{số thứ tự 2 chữ số} sẽ ra 101…120, 201…220, đến 820. - 2
Đặt diện tích và giá thuê chung cho cả lô
Nhập một lần cho tất cả rồi sửa lại vài phòng cá biệt — nhanh hơn nhập từng phòng từ đầu. Diện tích cần đúng nếu bạn tính phí dịch vụ theo m². - 3
Chọn loại phòng
Phòng thường chỉ nhận một hợp đồng. Phòng ký túc xá giữ được nhiều hợp đồng cùng lúc và có danh sách giường. - 4
Xem trước rồi ghi
Danh sách tên phòng hiện ra trước khi lưu, nên bạn phát hiện lỗi quy tắc đặt tên ngay tại đó.
Sơ đồ phòng — Tầng 2
2. Phòng thường và phòng ký túc xá
Khác biệt duy nhất, nhưng là khác biệt quan trọng:
- Phòng thường — một hợp đồng tại một thời điểm. Thêm người thuê thứ hai vào cùng phòng sẽ bị từ chối; người ở cùng được gắn vào chính hợp đồng đó.
- Phòng ký túc xá — nhiều hợp đồng cùng lúc, mỗi hợp đồng một giường. Chi phí dùng chung của phòng (điện, nước, dịch vụ) được chia theo số giường có người ở.
Vì sao chia theo giường, không chia theo hợp đồng
3. Công-tơ của phòng
Mỗi phòng mới được tạo kèm một công-tơ điện và một công-tơ nước. Bạn không khai báo thiết bị, chỉ nhập chỉ số.
Phòng không có công-tơ thì không bao giờ được tính điện nước
4. Hai phòng dùng chung một đồng hồ
Rất phổ biến khi một hộ thuê hai phòng liền kề. Mở phòng phụ → Dùng chung công-tơ với phòng… và chọn phòng chính. Phần tiêu thụ được xử lý giữa hai phòng thay vì bạn tự chia tay mỗi kỳ, và hoá đơn ghi rõ đồng hồ này dùng chung với phòng nào.
5. Nhập cả toà nhà từ file có sẵn
Nếu bạn đang có file Excel hoặc sổ tay, cách nhanh nhất hiện nay là gửi cho đội ngũ hỗ trợ qua Zalo: chúng tôi nhập phòng, người thuê, chỉ số đầu kỳ, xe và công nợ, rồi bạn đối chiếu bảng xem trước với sổ cũ.
Chức năng tự nhập bằng file Excel mẫu sắp mở đang hoàn thiện: bộ mẫu 5 sheet kèm sheet hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ trước khi lưu và báo lỗi theo từng dòng. Khi mở, nó sẽ xuất hiện trong Cấu hình → Nhập dữ liệu.
Cấu trúc file nên chuẩn bị sẵn: mẫu Excel quản lý nhà trọ.
Kiểm tra trước khi sang bước sau
- Tên phòng đúng như cách bạn gọi hằng ngày — người thuê sẽ thấy tên này trên app.
- Diện tích đã điền, nếu bạn tính phí dịch vụ theo m².
- Phòng nhiều người đã đặt loại ký túc xá.
- Phòng dùng chung đồng hồ đã được khai báo.
Bước tiếp theo
Bảng giá & giá bậc thang — khai một lần cho cả cơ sở.