Chủ chuỗi căn hộ dịch vụ, homestay cho thuê theo tháng

Phần mềm quản lý căn hộ dịch vụ & homestay — nhiều cơ sở, một bảng số

Một chuỗi căn hộ dịch vụ có ba vấn đề mà một toà nhà đơn lẻ không có: dữ liệu nằm rải ở nhiều cơ sở, khách vào ra liên tục nên tỷ lệ lấp đầy thay đổi hằng tuần, và mỗi cơ sở có một người quản lý mà bạn không muốn cho xem hết dữ liệu của chuỗi.

SmartHome gom các cơ sở vào một tài khoản: mỗi nơi giữ bảng giá và ngày chốt riêng, còn bảng tổng quan cộng dồn thực thu, công nợ và tỷ lệ lấp đầy của toàn chuỗi. Tiền cọc theo hợp đồng được tất toán khi khách trả phòng, và bạn chuyển khách sang căn khác mà không mất hợp đồng hay vé xe của họ.

app.quanlyphong.com · Phòng · Cơ sở Thảo Điền — tầng 3

Sơ đồ phòng — Thảo Điền · Tầng 3

Đã thuê Bảo trì Trống
301
302
303
304
305
306
Ba cơ sở trong cùng một tài khoản, chuyển qua lại bằng bộ chọn cơ sở.
Phòng khách một căn hộ dịch vụ cho thuê

Việc bạn đang làm bằng tay, và cách hệ thống làm thay

Trước khi dùng SmartHome

  • Mỗi cơ sở một file, muốn biết tổng doanh thu phải cộng tay
  • Nhân viên quản lý từng cơ sở nhưng không muốn cho xem hết dữ liệu
  • Tiền cọc, tiền phòng, phụ phí lẫn vào nhau
  • Khách vào ra liên tục, tỷ lệ phòng trống không nắm được theo thời gian thực

Sau khi dựng cơ sở trong hệ thống

  • Nhiều cơ sở trong một tài khoản, chuyển cơ sở bằng một cú nhấp
  • Tiền cọc ghi theo hợp đồng, tất toán khi khách trả phòng
  • Bảng tổng quan tỷ lệ lấp đầy, thực thu và công nợ theo từng cơ sở
  • Chuyển phòng cho khách đang thuê mà không mất hợp đồng, cọc hay vé xe

Mỗi cơ sở một cấu hình, một bảng số cho cả chuỗi

Cấu hình theo cơ sở nghĩa là bạn không phải đưa mọi nơi về cùng một ngày chốt hay cùng một mức giá chỉ để phần mềm chạy được.

Ngày chốt riêng

Cơ sở A chốt ngày 20, cơ sở B chốt ngày 1 — mỗi nơi theo lịch của khách ở đó.

Bảng giá riêng

Điện, nước, dịch vụ, vé xe khai theo từng cơ sở; giá riêng cho một vài căn đặc biệt.

Bộ chọn cơ sở

Chuyển giữa các cơ sở bằng một cú nhấp, mọi trang giữ nguyên bối cảnh bạn đang xem.

Báo cáo cộng dồn

Thực thu, công nợ, tỷ lệ lấp đầy theo từng cơ sở hoặc toàn chuỗi, xuất Excel được.

Ba thao tác không được làm tay

Đây là ba chỗ dữ liệu chuỗi căn hộ hay bị hỏng nhất: nhận khách mới, chuyển căn, và tất toán khi trả phòng.
  1. 1

    Nhận khách mới vào giữa kỳ

    Tạo hợp đồng với ngày bắt đầu thực tế; tiền nhà và phí dịch vụ của kỳ đó tính theo số ngày ở, không làm tròn cả tháng.
  2. 2

    Chuyển khách sang căn khác

    Dùng chức năng chuyển phòng: giữ nguyên khách, cọc và xe, chỉ đổi căn. Không phát sinh hoá đơn tất toán, hai phần tiền của căn cũ và căn mới đều ra ở kỳ cuối tháng.
  3. 3

    Tất toán khi khách trả phòng

    Đóng hợp đồng, giải phóng căn và phát hành hoá đơn cuối cùng. Hệ thống từ chối tất toán nếu công-tơ của căn chưa có chỉ số chốt — để không bao giờ phát hành hoá đơn thiếu điện nước.

Một chi tiết dễ mất tiền

Nếu bạn đóng hợp đồng của khách trước khi chốt kỳ, hoá đơn cuối cùng của họ vẫn phải được phát hành. Hệ thống đưa cả những hợp đồng đã kết thúc trong kỳ vào bảng xem trước, nên khoản thu cuối không biến mất — điều thường xảy ra khi làm bằng Excel.
Màn hình tổng quan app Dormly của chủ trọ: tỷ lệ lấp đầy, số người thuê, việc cần làm và kỳ thu tiền
Nhân viên cơ sở dùng app Dormly
  • Nhập chỉ số ngay khi đi ghi đồng hồ tại cơ sở
  • Xem việc cần làm của kỳ: phòng chưa nhập, chỉ số đáng ngờ
  • Chốt kỳ và phát hành hoá đơn không cần mở laptop

Tỷ lệ lấp đầy và công nợ theo từng cơ sở

Với chuỗi cho thuê, hai con số quyết định là bao nhiêu phần trăm phòng đang có khách và bao nhiêu tiền chưa về. Cả hai đều được tính lại sau mỗi lần bạn phát hành hoặc ghi nhận thanh toán.

Tỷ lệ lấp đầy

87%

28/32 căn có khách

Thực thu kỳ này

68,4M

đã ghi sổ quỹ

Công nợ

3,2M

2 căn quá hạn

Cọc đang giữ

24,5M

theo hợp đồng

Muốn số liệu trong Excel để ghép vào báo cáo của bạn? Xem hướng dẫn báo cáo & xuất dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp — căn hộ dịch vụ, homestay

Không. Gói Pro quản lý 2 cơ sở, gói Business và Enterprise không giới hạn số cơ sở trong cùng một tài khoản. Mỗi cơ sở có bảng giá, ngày chốt kỳ và quy tắc thu tiền riêng, còn báo cáo có thể xem theo từng cơ sở hoặc cộng dồn toàn chuỗi.

Tiền cọc ghi trên hợp đồng của khách. Khi khách trả phòng, chức năng tất toán đóng hợp đồng, giải phóng căn và phát hành hoá đơn cuối cùng theo số ngày ở thực tế và chỉ số chốt của công-tơ — bạn đối trừ cọc trên hoá đơn đó rồi ghi nhận phần thu hoặc trả lại.

Không cần. Chức năng chuyển phòng giữ nguyên khách, tiền cọc và xe của họ, chỉ đổi căn — nên không phát sinh hoá đơn tất toán và không mất lịch sử. Hai phần tiền của căn cũ và căn mới được tính đúng theo số ngày ở trong kỳ đó.

Tài khoản nhân viên có từ gói Business. Bạn mời nhân viên bằng email, hệ thống gửi mật khẩu tạm, và quyền của họ là cố định: xem được toàn bộ cơ sở, phòng, người thuê, chỉ số và hoá đơn, cùng quyền xuất hoá đơn — không thêm, sửa hay xoá được gì, không ghi nhận thanh toán và không mở được phần cấu hình. Cùng một mức quyền đó trên web và trên app Dormly.

Được, bằng add-on Phòng dịch vụ: hạng phòng riêng, giá theo giờ / qua đêm / theo ngày / theo buổi, lịch phòng chống trùng khách và phiếu thu thu ngay tại quầy — chạy song song với phòng cho thuê tháng trong cùng một tài khoản mà không trộn số liệu. Xem trang Phần mềm quản lý nhà nghỉ. Riêng đồng bộ lịch hai chiều với Airbnb hay Booking.com thì hiện chưa có; bạn ghi nhận được nguồn khách nhưng chống trùng giữa nhiều kênh vẫn cần một channel manager riêng.

Xem thêm hướng dẫn sử dụng hoặc bảng giá chi tiết.

Bắt đầu với căn hộ dịch vụ, homestay của bạn

Gửi chúng tôi file Excel hoặc ảnh sổ tay. Cơ sở đầu tiên được nhập giúp miễn phí, bạn chỉ việc đối chiếu hoá đơn hệ thống tính ra với sổ cũ.