Ban quản lý KTX trường học, khu nội trú doanh nghiệp
Phần mềm quản lý ký túc xá cho phòng nhiều người, chốt một lần cho cả khu
Ký túc xá khác nhà trọ ở một điểm quyết định: một phòng có nhiều người ở, mỗi người có thời gian vào và ra khác nhau. Mọi công thức Excel đều gãy ở chỗ đó — sinh viên chuyển ra ngày 8, người mới vào ngày 15, và tiền điện của phòng phải chia lại cho đúng.
Trong SmartHome, phòng dạng KTX giữ nhiều hợp đồng cùng lúc. Chi phí của phòng — điện, nước, phí dịch vụ — chia đều theo số giường có người ở, và ai ở bao nhiêu ngày thì trả theo số ngày đó. Ban quản lý chỉ nhập chỉ số công-tơ rồi chốt kỳ cho cả khu.
Sơ đồ phòng — Khu B · Tầng 2
Việc bạn đang làm bằng tay, và cách hệ thống làm thay
Trước khi dùng SmartHome
- Một phòng 4 – 8 sinh viên, chia tiền điện nước theo đầu người bằng tay
- Sinh viên ra vào giữa kỳ, tính lại tiền cho cả phòng là một mớ bòng bong
- Hàng trăm phòng nhưng chỉ 1 – 2 người làm sổ sách
- Ban giám hiệu hỏi số liệu, phải tổng hợp lại từ nhiều file Excel
Sau khi dựng cơ sở trong hệ thống
- Phòng dạng KTX giữ được nhiều hợp đồng cùng lúc; chi phí phòng chia đều theo từng giường có người ở
- Sinh viên vào hoặc ra giữa kỳ được tính theo số ngày thực ở, không phải tính tay
- Chốt kỳ một lần cho cả khu, xem trước từng phòng trước khi phát hành
- Xuất Excel danh sách phòng, người ở, hoá đơn và sổ quỹ để báo cáo
Chia theo giường có người ở, không chia theo đầu hợp đồng
| Tiêu chí | Cách SmartHome tính | Chia đều theo hợp đồng cả kỳ |
|---|---|---|
| 4 sinh viên ở đủ 31 ngày | Mỗi người 1 phần ngày ở đầy đủ | Mỗi người 1/6 |
| 1 sinh viên ra ngày thứ 10 | Trả phần của 10 ngày | Vẫn trả trọn 1/6 |
| 1 sinh viên vào ngày thứ 15 | Trả phần của 17 ngày | Vẫn trả trọn 1/6 |
| Giường trống 1 chỗ | Phần trống không thu, ban quản lý biết chính xác thiếu bao nhiêu | Chia lệch, tổng thu không khớp |
Vì sao chi tiết này quan trọng
Hai người làm sổ sách cho hàng trăm phòng
- Bảng giá của kỳ đã khai báo chưa
- Còn phòng nào chưa nhập chỉ số điện nước
- Chỉ số nào tăng bất thường so với các kỳ trước
- Bao nhiêu hợp đồng và vé xe đang hiệu lực trong kỳ
- Tổng dự kiến phát hành là bao nhiêu — nhập lại để xác nhận
Chi tiết từng bước ở hướng dẫn chốt kỳ & hoá đơn.
- 1Kiểm tra đầu vào
- 2Xem trước
- 3Xác nhận
- 4Kết quả
- Bảng giá của kỳĐã có 4 nhóm giá
- Chỉ số điện nước31/32 phòng đã nhập
- Chỉ số bất thường1 phòng cần xem lại
- Hợp đồng & vé xe30 hợp đồng · 41 vé xe
Sinh viên xem hoá đơn trên app, không hỏi ban quản lý nữa
- Hoá đơn tách từng khoản: phòng, điện, nước, dịch vụ, xe
- Chỉ số đầu kỳ, cuối kỳ và ảnh mặt công-tơ đi kèm
- Tải hoá đơn PDF để nộp cho gia đình hoặc phòng công tác sinh viên
- Thông tin chuyển khoản và QR của đơn vị quản lý
- Gửi phản hồi, báo sự cố phòng ngay trong app
Câu hỏi thường gặp — ký túc xá, nhà ở tập thể
Một hoá đơn cho mỗi hợp đồng. Chi phí dùng chung của phòng — điện, nước, phí dịch vụ — được chia theo số giường có người ở, nên sáu sinh viên nhận sáu hoá đơn với phần chia bằng nhau, chứ không phải một hoá đơn chung rồi tự chia nhau.
Tiền phòng và các khoản tính theo thời gian được chia theo số ngày thực ở trong kỳ. Hợp đồng kết thúc giữa kỳ vẫn được đưa vào bảng xem trước và vẫn nhận hoá đơn cuối cùng, nên việc trả phòng sớm không làm mất khoản phải thu.
Không bắt buộc. Ban quản lý nhập hồ sơ sinh viên là đủ để chạy hoá đơn. App Dormly là tuỳ chọn cho sinh viên muốn tự xem hoá đơn và chỉ số; sinh viên nhận phòng bằng mã mời hoặc tự động khớp theo số điện thoại đã khai.
Tiền phòng có thể thu ngoài kỳ dịch vụ theo lịch riêng của từng hợp đồng — ví dụ theo học kỳ — trong khi kỳ hàng tháng chỉ chốt điện nước và phí dịch vụ. Hai dòng tiền tách nhau nhưng cùng nằm trên một bảng công nợ.
Có. Danh sách phòng, người ở, hoá đơn, chỉ số điện nước và sổ quỹ đều xuất được ra Excel; báo cáo doanh thu, công nợ và tỷ lệ lấp đầy xem theo kỳ hoặc theo khu. Gói Business trở lên có tài khoản nhân viên — xem toàn bộ số liệu và xuất hoá đơn, không sửa được gì — cùng nhật ký thao tác (đang hoàn thiện) để biết ai đã sửa số nào.
Xem thêm hướng dẫn sử dụng hoặc bảng giá chi tiết.
Bắt đầu với ký túc xá, nhà ở tập thể của bạn
Gửi chúng tôi file Excel hoặc ảnh sổ tay. Cơ sở đầu tiên được nhập giúp miễn phí, bạn chỉ việc đối chiếu hoá đơn hệ thống tính ra với sổ cũ.