Chốt kỳ & hoá đơn
Vị trí của bước này trong một kỳ
- 1Chủ trọ
Nhập chỉ số điện nước
Một dòng một phòng, chỉ số đầu kỳ có sẵn. Hệ thống chặn số lùi, số 0 và mức tăng bất thường.
- 2Hệ thống
Rà vé xe & hợp đồng
Bước kiểm tra đầu vào đếm hợp đồng còn hiệu lực và vé xe đang tính tiền trong kỳ.
- 3Hệ thống
Xem trước từng phòng
Bảng tiền phòng, điện, nước, dịch vụ, xe, điều chỉnh, trước và sau VAT. Bấm một phòng để xem công thức.
- 4Chủ trọ
Phát hành hoá đơn
Nhập lại tổng tiền để xác nhận. Phát hành lại nhiều lần không tạo hoá đơn trùng.
- 5Người thuê
Người thuê nhận thông báo
Push trên app Dormly ngay khi phát hành, kèm nhắc nợ qua Zalo ZNS khi quá hạn.
- 6Chủ trọ
Thu tiền & ghi sổ quỹ
Quét QR VietQR, chuyển khoản hoặc tiền mặt — cả ba đều về cùng một sổ quỹ và bảng công nợ.
1. Kỳ chạy theo ngày chốt của bạn
Nếu cơ sở đặt ngày chốt là 20 thì kỳ là 20/07 → 20/08. Bộ chọn kỳ ở đầu trang cho phép lùi hoặc tiến từng kỳ, và lịch sử kỳ mở nhanh các kỳ đã chốt.
Kỳ là khoảng nửa mở
2. Bốn bước chốt kỳ
- 1Kiểm tra đầu vào
- 2Xem trước
- 3Xác nhận
- 4Kết quả
- Bảng giá của kỳĐã có 4 nhóm giá
- Chỉ số điện nước31/32 phòng đã nhập
- Chỉ số bất thường1 phòng cần xem lại
- Hợp đồng & vé xe30 hợp đồng · 41 vé xe
- 1
Kiểm tra đầu vào
Bốn câu hỏi: bảng giá của kỳ đã có chưa, còn phòng nào chưa nhập chỉ số, có chỉ số nào đáng ngờ, và bao nhiêu hợp đồng cùng vé xe đang hiệu lực. Cảnh báo không chặn bạn nhưng buộc bạn nhìn qua. Sửa chỉ số ở Chỉ số điện nước. - 2
Xem trước hoá đơn từng phòng
Bảng đầy đủ: tiền phòng, điện, nước, dịch vụ, vé xe, điều chỉnh, trước và sau VAT. Bấm một phòng để xem công thức của từng dòng — chỉ số nào, đơn giá nào, mấy ngày ở, mấy giường. Đây là bảng để bạn đối chiếu với sổ cũ.Chưa thuHoá đơn kỳ 20/07 → 20/08
Phòng 201 · Nhà trọ Bình Thạnh
Các khoản trên hoá đơn Khoản Cách tính Số tiền Tiền phòng 1 tháng 2.500.000đ Điện 84 kWh, giá bậc thang 181.770đ Nước 4 m³ × 35.000 140.000đ Phí dịch vụ 25 m² × 4.000 100.000đ Gửi xe 2 vé × 90.000 180.000đ VAT 8%chỉ hợp đồng có yêu cầu hoá đơn đỏ — 0đ Tổng phải thu 3.101.770đ - 3
Xác nhận tổng tiền
Nhập lại tổng số tiền sẽ phát hành. Một bước cố tình gây ma sát: nếu con số không giống điều bạn mong đợi, bạn sẽ quay lại xem trước thay vì phát hành sai. - 4
Phát hành
Hoá đơn được phát hành cho từng hợp đồng và người thuê nhận thông báo đẩy ngay. Việc phát hành là idempotent theo hợp đồng: bấm lại nhiều lần cũng không tạo hoá đơn trùng.
3. Các khoản trên một hoá đơn
- Tiền phòng theo hợp đồng — chia theo ngày nếu vào hoặc ra giữa kỳ
- Điện, nước theo chỉ số × đơn giá đang hiệu lực của kỳ
- Phí dịch vụ theo m² hoặc theo phòng; chia theo giường ở phòng ký túc xá
- Vé xe tháng của từng xe
- Điều chỉnh tăng / giảm bạn thêm tay, có ghi lý do
- VAT — chỉ với hợp đồng có yêu cầu hoá đơn đỏ
Dòng điều chỉnh dùng khi nào
4. Mở lại kỳ khi phát hiện sai
Dùng mở lại kỳ: chỉ số của kỳ được mở khoá để sửa, sau đó bạn tính và phát hành lại. Hành động này có chủ ý và được ghi nhận, vì nó thay đổi con số người thuê đã nhìn thấy.
Đừng xoá hoá đơn để sửa
5. In và xuất dữ liệu
Mỗi hoá đơn có bản in A4 sẵn. Danh sách hoá đơn, sổ quỹ, phòng, người thuê, xe và chỉ số đều xuất được ra Excel. Chi tiết ở Báo cáo & xuất dữ liệu.
6. Người thuê thấy gì
- Thông báo đẩy trên app Dormly ngay khi hoá đơn được phát hành
- Hoá đơn ở trang chủ và trong lịch sử hoá đơn, kèm chi tiết từng khoản
- Thông tin chuyển khoản và QR VietQR của bạn
- Nhắc nợ qua Zalo ZNS khi hoá đơn quá hạn
Bước tiếp theo
Ngân hàng, QR & thu tiền — cách tiền về và được ghi vào sổ quỹ.