Câu hỏi thường gặp khi vận hành

Kỳ thu tiền của tôi không trùng tháng dương lịch, có được không?

Được. Đặt ngày chốt kỳ của cơ sở đúng ngày bạn chốt sổ, ví dụ 20 — hệ thống làm việc theo kỳ 20/07 → 20/08. Kỳ là khoảng nửa mở: ngày chốt thuộc kỳ đang đóng, vì chỉ số đọc sáng hôm đó là chỉ số đóng kỳ. Cả 05/08 và 20/08 đều thuộc kỳ 20/07 → 20/08, chỉ 21/08 mới sang kỳ sau.

Tôi nhập số tiêu thụ hay số trên đồng hồ?

Số trên mặt đồng hồ, tức chỉ số tuyệt đối. Hệ thống trừ chỉ số của lần đọc trước để ra phần tiêu thụ. Nhập số tiêu thụ sẽ làm sai từ kỳ sau, vì kỳ sau lấy chính con số bạn nhập làm chỉ số đầu kỳ.

Tôi tăng giá điện từ tháng sau, hoá đơn cũ có bị tính lại không?

Không. Mỗi lần đổi giá tạo một mốc mới có ngày hiệu lực, và hoá đơn của mỗi kỳ dùng đơn giá đang hiệu lực tại ngày chốt của kỳ đó. Hoá đơn đã phát hành giữ nguyên đơn giá đã dùng.

Tôi mới bắt đầu dùng và cần chốt kỳ vừa kết thúc, giá lấy từ đâu?

Khi kỳ cần tính nằm trước mọi mốc giá bạn đã khai, hệ thống lấy mốc giá sớm nhất thay vì tính bằng 0. Nếu không có cơ chế này, hoá đơn vẫn phát hành bình thường nhưng thiếu tiền điện, nước và phí dịch vụ — một lỗi rất khó phát hiện.

Hai phòng dùng chung một đồng hồ thì làm sao?

Mở phòng phụ và chọn dùng chung công-tơ với phòng chính. Từ đó bảng nhập chỉ hỏi một chỉ số cho đồng hồ đó, hệ thống xử lý phần chia giữa các phòng liên quan, và hoá đơn ghi rõ đồng hồ dùng chung với phòng nào.

Phí gửi xe tính tròn tháng hay theo ngày?

Mặc định tròn tháng ở cả hai đầu — đăng ký hoặc báo hủy giữa kỳ vẫn trọn tháng, giống cách phần lớn nhà trọ đang thu. Muốn chia theo ngày, bật tuỳ chọn trong cấu hình cơ sở và khai thêm đơn giá theo ngày; nếu không khai, hệ thống suy ra giá ngày bằng giá tháng chia 30 và không vượt quá giá tháng.

Xe máy điện và ô tô tính giá riêng được không?

Được. Bảng giá có dòng riêng cho xe máy xăng, xe máy điện, xe đạp và ô tô. Xe máy điện được đếm riêng ngay cả khi đặt cùng mức giá với xe xăng. Một vé cần giá khác thì nhập phí tháng trực tiếp trên vé đó.

Tôi chỉ xuất hoá đơn đỏ cho vài phòng thôi.

Bật yêu cầu hoá đơn VAT trên đúng những hợp đồng đó. Các phòng còn lại giữ nguyên số chưa VAT. Thuế suất được chốt vào hoá đơn khi phát hành nên hoá đơn cũ không đổi nếu chính sách thuế thay đổi.

Phát hành rồi mới phát hiện sai chỉ số?

Dùng mở lại kỳ ở trang Kỳ thu tiền: chỉ số được mở khoá để sửa, sau đó tính và phát hành lại. Đừng xoá hoá đơn để làm lại — cách đó làm mất lịch sử thanh toán đã ghi nhận cho hoá đơn đó.

Người thuê chuyển sang phòng khác thì làm thế nào?

Dùng chức năng chuyển phòng: giữ nguyên người thuê, tiền cọc và xe, chỉ đổi phòng, không phát sinh hoá đơn tất toán. Không dùng đường trả phòng rồi thêm lại, vì cách đó kết thúc hợp đồng, hạ quyền tài khoản người thuê và làm mất liên kết xe của họ.

Người thuê trả phòng giữa kỳ, hoá đơn cuối cùng có bị mất không?

Không. Bảng xem trước của kỳ vẫn bao gồm những hợp đồng đã kết thúc trong kỳ, nên hoá đơn cuối cùng vẫn được phát hành. Chức năng tất toán còn từ chối chạy nếu công-tơ của phòng chưa có chỉ số chốt.

Một phòng ký túc xá nhiều người thì chia tiền ra sao?

Mỗi hợp đồng một hoá đơn. Chi phí dùng chung của phòng chia theo số giường có người ở, kết hợp với số ngày ở của từng hợp đồng — nên người ở 10 ngày không trả bằng người ở đủ tháng.

Hệ thống có tự phát hành hoá đơn khi tới ngày chốt không?

Không. Đến ngày chốt, hệ thống mở kỳ mới và gửi thông báo nhắc bạn, nhưng việc phát hành do bạn bấm sau khi xem trước. Việc phát hành cũng là idempotent theo hợp đồng nên bấm lại nhiều lần không tạo hoá đơn trùng.

Chuyển từ Excel sang có mất dữ liệu cũ không?

Không. Gửi file Excel hoặc ảnh sổ tay cho đội ngũ hỗ trợ qua Zalo, họ nhập phòng, người thuê, chỉ số đầu kỳ, xe và công nợ; bạn đối chiếu bảng xem trước với sổ cũ trước khi phát hành. Ngược lại, mọi bảng đều xuất được ra Excel nên dữ liệu luôn là của bạn.

Dữ liệu người thuê được bảo vệ thế nào?

Dữ liệu truyền qua HTTPS, mật khẩu được băm, phiên đăng nhập dùng token có hạn và hạ tầng cloud có sao lưu định kỳ. Bạn là bên kiểm soát dữ liệu người thuê của mình; chúng tôi xử lý thay bạn theo hợp đồng dịch vụ. Xem thêm chính sách bảo mật.

Đọc thêm

• Giá điện nhà trọ 2026 và mức phạt khi thu sai
• Cách tính tiền điện nước phòng trọ, từng bước
• Mẫu Excel quản lý nhà trọ và lúc nên bỏ Excel